EXCLUSIF
Niveau BAC+5
WeWorld-GVC recrute un(e) Chef.fe Service Support (Head of Operations)
WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne active depuis 1971 dans la coopération internationale et l'aide humanitaire.
POSTE : (01) CHEF.FE SERVICE SUPPORT (HEAD OF OPERATIONS) / Burkina-Faso
1- CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION
Lieu d'affectation : Ouagadougou
Type de contrat : CDD de droit burkinabè de 6 mois+6mois, renouvelable, incluant 3 mois de période d'essai.
Date de prise de service souhaitée : Janvier 2027
Rémunération globale : A définir en fonction du profil du candidat. Rémunération selon la grille salariale de l'organisation.
2- Descriptif du poste
Sous la supervision directe du/de la Représentant(e) légal(e) et de la direction, le/la Chef.fe de Service Support assure :
Processus
Veille à ce que les politiques clés et les procédures opérationnelles standard (SOP) encadrant les départements de support soient élaborées et/ou régulièrement mises à jour selon les besoins, et adaptées de manière appropriée au contexte.
En coordination avec le/la Représentant(e) Pays, la Direction et l'équipe Programme, appuie la mise en place de mécanismes de coordination interservices afin d'assurer une communication et une coopération fluides et efficaces.
Veille à l'établissement et au bon fonctionnement d'un lien proactif entre les services de support et les départements programmes.
Conçoit et met en place des routines, procédures et systèmes de gestion des services de support afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de garantir une collaboration et une communication harmonieuses entre les différents départements de support.
Réalise régulièrement des audits des processus et procédures des services de support afin d'identifier les faiblesses et les points de pression, met en œuvre ou renforce les mécanismes de contrôle et de prévention de la corruption et contribue à l'atténuation des risques associés.
Veille à la mise en œuvre, dans les délais impartis, des recommandations d'amélioration relatives aux départements de support.
S'assure que les outils et systèmes organisationnels nécessaires à la planification, à la coordination et au reporting sont en place, correctement maintenus et régulièrement mis à jour.
Gestion des Ressources Humaines et du Personnel
Gérer l'équipe
Veille à ce que l'ensemble du personnel des services de support soit régulièrement informé et formé aux politiques et procédures internes, en mettant en place des plans de formation adaptés lorsque nécessaire.
En coordination avec l'Équipe de Direction, identifie et analyse les besoins en formation du personnel national et propose des actions de renforcement des capacités adaptées, en fonction des ressources disponibles.
En coordination avec le/la Représentant(e) Légal(e), suit et garantit la préparation ainsi que les compétences des équipes Finance, Logistique & Achats et Ressources Humaines, et propose les ajustements nécessaires le cas échéant.
Participe à l'analyse des besoins en effectifs et des coûts de personnel, ainsi qu'à l'évaluation des politiques de rémunération et d'avantages sociaux et des pratiques d'évaluation de la performance.
Supervise le respect de l'ensemble des réglementations de WeWorld relatives à l'emploi, notamment en matière de paie, d'assurance maladie, d'assurance professionnelle et d'avantages accordés aux employés.
Supervise les processus de recrutement du personnel national, en veillant à leur transparence et à leur conformité avec les politiques internes et les exigences applicables.
Gestion financière et budgétaire
Assure la fonction de Responsable Finance au niveau de la mission, en garantissant la pleine responsabilité de la gestion financière, de la conformité et de la planification financière stratégique.
Veille à ce que la comptabilité soit exacte, complète et régulièrement contrôlée, conformément aux exigences internes et à celles des bailleurs.
Dirige les processus de budgétisation, de planification financière et de prévision budgétaire des programmes, en étroite coordination avec les équipes Programme et Coordination.
Est responsable du suivi budgétaire, de l'identification des risques de surconsommation ou de sous-consommation des budgets et de la mise en œuvre rapide des mesures correctives nécessaires.
Veille à ce que tous les rapports financiers (internes et à destination des bailleurs) soient validés, exacts et soumis dans les délais requis.
Est responsable des outils financiers au niveau pays, notamment des budgets de structure (core budget), des budgets logistiques et des budgets de projets.
Assure une gestion efficace des flux de trésorerie et une planification adéquate de la trésorerie, garantissant la couverture financière de l'ensemble des besoins opérationnels (salaires, fournisseurs, activités, etc.).
Supervise et valide la méthodologie de répartition des coûts, en garantissant son exactitude, sa transparence et sa conformité aux exigences applicables.
Dirige les aspects financiers des audits et des vérifications des dépenses, en assurant la préparation, la coordination et le suivi de la mise en œuvre des recommandations.
Garantit le respect des réglementations des bailleurs (ECHO, AICS, agences des Nations Unies, etc.) ainsi que des politiques internes, et agit comme principal point focal pour la gestion des risques financiers.
Achats et Logistique
Veille à la mise en œuvre et à l'application des procédures d'achats conformément au Manuel Global des Achats de WeWorld et aux directives des bailleurs, depuis la phase de planification jusqu'à la clôture des procédures.
Supervise les opérations logistiques en garantissant leur conformité avec le Manuel Global de Logistique de WeWorld et les directives des bailleurs, avec une attention particulière portée à la gestion des actifs, de la flotte de véhicules, des entrepôts et des stocks, ainsi qu'à la gestion des bases.
Veille à ce que les outils de gestion des achats et de la logistique soient correctement mis en place et utilisés au niveau pays, et à ce que les rapports soient préparés avec exactitude, dans les formats requis et dans les délais impartis, conformément aux exigences de WeWorld pour les besoins internes et externes.
Les outils d'approvisionnement comprennent, sans s'y limiter, le registre des DA, le suivi des contrats, la base de données des fournisseurs et les plans d'approvisionnement pour chaque projet et au niveau national.
Les outils logistiques comprennent, sans s'y limiter, le registre du parc automobile et les rapports associés, ainsi que les fichiers de gestion des stocks.
Superviser et optimiser la gestion de la base.
Veiller à l'archivage correct des documents relatifs aux achats et à la logistique, tant sur support papier que sous forme électronique, conformément aux règles de l'organisation.
Diriger l'élaboration et la mise à jour régulière des matrices RACI relatives aux achats et à la logistique, en les adaptant au contexte national et en tenant compte des changements structurels.
Audit et Conformité
Supervise la préparation des vérifications des dépenses et des audits, veille à l'implication adéquate des départements Finance, Logistique & Achats et Ressources Humaines au cours des missions d'audit, et garantit une collaboration efficace entre les différents services de support et le département Programme.
Supervise l'ensemble des activités nécessaires à la réalisation des évaluations internes et externes requises par les bailleurs ou l'organisation, telles que les due diligences, les évaluations des capacités organisationnelles (capacity assessments), ainsi que les audits internes et externes.
Les missions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives. Le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à effectuer toute autre tâche demandée par son/sa responsable hiérarchique. Le/la titulaire du poste devrait assurer une passation complète et adéquate avant la fin de la mission.
3- Profil recherché
Qualifications et connaissances
Diplôme universitaire en Économie, Sciences Politiques ou dans un domaine connexe.
Bonne connaissance des politiques et procédures des principaux bailleurs internationaux (UE, AICS, Nations Unies, etc.).
Connaissance de la législation fiscale et comptable du Burkina Faso.
Bonne connaissance du logiciel comptable SP SQUARE est un atout.
Excellente maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
Expérience professionnelle
Minimum de 7 ans d'expérience en gestion financière idéalement dans une ONG dans le secteur humanitaire, dont au moins 5 ans à un poste de management.
Expérience préalable dans la gestion administrative et financière de projets d'urgence et de développement financés par des bailleurs institutionnels (agences des Nations Unies, ECHO, AICS, etc.).
Expérience dans la gestion budgétaire et des achats, la conformité ainsi que le reporting à destination des bailleurs.
Compétences et aptitudes
Solides compétences en planification, reporting, suivi et évaluation.
Excellentes capacités d'organisation et aptitude au travail en équipe.
Capacité à accompagner et former le personnel afin de renforcer ses compétences.
Attitude proactive et dynamique.
Capacité d'adaptation et aptitude à travailler sous contraintes, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels.
Très bonnes capacités d'écoute et de communication.
Attitude positive au travail, esprit d'analyse critique, motivation, engagement et sens de la collaboration.
Fort engagement envers la mission et les valeurs de WeWorld.
Fait preuve d'intégrité dans le respect des valeurs et des normes éthiques de l'organisation.
Démontre une sensibilité et une capacité d'adaptation aux différences culturelles, de genre, de religion, de nationalité et d'âge.
Traite toutes les personnes avec équité, sans favoritisme ni discrimination.
Atouts
La connaissance de l'italien constitue un atout.
Expérience en gestion à distance.
Expérience préalable dans de postes similaires.
Les Candidats intéressés doivent envoyer leur CV et lettre de motivation en format électronique directement à bf.recrutement@weworld.it indiquant dans l'objet : « RECRUTEMENT DU/DE LA CHEF.FE SERVICE SUPPORT ».exclusif
